Co znajdziesz w artykule?
Czy zakres danych pracownika w upoważnieniu do prowadzenia pojazdów firmowych – poza imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym – powinien obejmować także takie kategorie jak numer, kategoria i termin ważności prawa jazdy czy numer PESEL lub numer dowodu osobistego pracownika?
Brak regulacji dotyczących upoważnienia
Uprawnieniem pracodawcy jest upoważnienie pracownika do korzystania z samochodu służbowego. Przepisy prawa pracy nie zawierają obowiązującego wzoru takiego upoważnienia, nie określając tym samym w sposób sztywny zakresu danych osobowych jakie powinny się w nim znaleźć.
Stroną stosunku pracy, która organizuje proces pracy jest pracodawca. Ponosi on ryzyko związane z prowadzoną działalnością i obowiązany jest dostarczyć pracownikom narzędzia pracy korespondujące z umówionym zakresem obowiązków – tak aby pracownik mógł wywiązywać się ze swoich zadań w oczekiwanej ilości i jakości. Inny sprzęt zostanie udostępniony pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku informatyka, inny osobie świadczącej pracę przy produkcji mebli a jeszcze inny osobie, która ma wykonywać pracę przy użyciu samochodu służbowego.
Często stosowane upoważnienie mienia
W sytuacji gdy pracownik ma świadczyć pracę przy użyciu samochodu służbowego, praktykuje się stosowanie umowy powierzenia mienia (z obowiązkiem zwrotu) – w omawianym przypadku samochodu. Czynnością dodatkową, choć nieuregulowaną bezpośrednio jest sporządzanie dla pracownika upoważnienia do korzystania (prowadzenia) pojazdów służbowych. Uwzględniając fakt braku wystarczających regulacji prawnych powyższej czynności, pracodawca może mieć wątpliwości jakie dane osobowe powinno zawierać taki upoważnienie – ponieważ z całą pewnością nie może mieć charakteru ogólnego upoważnienia, którym mogliby się posługiwać pracownicy w których zakresie obowiązków leży prowadzenie pojazdów służbowych.
Brak bezpośrednich przepisów regulujących treść upoważnienia do prowadzenia samochodu służbowego spowodowało, iż w drodze praktyki oraz zwyczaju zakładowego upoważnienia stosowane przez firmy zawierają następujące dane osobowe pracownika: imię i nazwisko stanowisko służbowe, numer dowodu osobistego oraz numer i kategorię prawa jazdy. Bywa, że upoważnienia stosowane przez niektórych pracodawców zawierają również informacje dotyczące ważności pracowniczych badań lekarskich.
Ważne
Uwzględniając fakt, że przepisy prawa pracy regulujące zakres danych osobowych jakie obowiązany jest udostępnić pracownik nie odnoszą się bezpośrednio do kwestii udostępnienia i dalszego przetwarzania numeru dowodu osobistego oraz numeru i kategorii prawa jazdy, warto uzyskać zgodę od pracownika na ich przetwarzanie – na potrzeby sporządzenia umowy powierzenia mienia oraz sporządzenia upoważnienia do prowadzenia pojazdów służbowych.
Po więcej porad dotyczących przetwarzania danych osobowych zapraszamy na stronę: https://www.poradyodo.pl/branze-dobre-praktyki-16.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r..poz. 1040) – art: 221, 221, art. 124.
Sebastian Kryczka
prawnik, ekspert portalu PoradyODO.pl
